Ein gutes IT-Inventar beginnt nicht mit möglichst vielen Spalten. Es beginnt mit wenigen Feldern, die das Team konsequent pflegt: Was ist der Gegenstand, wie lässt er sich eindeutig erkennen, welchen Status hat er und wer ist aktuell dafür verantwortlich?

Diese Vorlage hilft beim strukturierten Einstieg und ist direkt für den Hardware-Import in AssetNode aufgebaut:

IT-Inventar-Vorlage als Excel-Datei herunterladen

Die Datei verwendet genau die englischen Spaltenüberschriften des Importers. Dadurch erkennt AssetNode die Felder beim Hochladen automatisch und schlägt die passende Zuordnung vor. Vor dem eigentlichen Import können und sollten Sie die Zuordnung in der Vorschau noch einmal kontrollieren.

Welche Spalten enthält die IT-Inventar-Vorlage?

Spalte Pflicht Inhalt Beispiel
Serial Number nein Seriennummer des Herstellers PF3ABC12
Model ja Modellbezeichnung des Assets ThinkPad T14 Gen 5
Category (name) erforderlich für Hardware Einheitliche Asset-Kategorie Notebooks
Manufacturer (name) erforderlich für Hardware Herstellername Lenovo
Status (name) nein Bereits vorhandener Statusname; leer nutzt den verfügbaren Standardstatus Verfügbar
Purchase Price nein Kaufpreis als Zahl, ohne erläuternden Text 1299.00
Purchase Date nein Kaufdatum 2026-05-14
Warranty Expiry nein Ende der Garantie 2029-05-14
Notes nein Kurzer, sachlicher Hinweis Dock separat erfasst

Model muss beim Hardware-Import zugeordnet sein. Eine Zeile ohne Modell kann nicht importiert werden. Geben Sie außerdem Kategorie und Hersteller an, damit daraus ein gültiger Hardware-Datensatz entsteht. Für ein praktisch nutzbares Inventar sollten Sie zusätzlich die Seriennummer erfassen, soweit der Gegenstand eine besitzt. Sie ist meist der beste Anhaltspunkt, um zwei Geräte desselben Modells zu unterscheiden.

Warum die Vorlage bewusst klein ist

Viele Inventarprojekte scheitern nicht an fehlenden Feldern, sondern an unklaren Definitionen. Eine Tabelle mit 40 Spalten wirkt vollständig, wird aber schnell widersprüchlich: In einer Zeile steht der Standort, in der nächsten die Abteilung und in einer dritten der Name der Person im selben Feld.

Die neun Importspalten bilden deshalb einen belastbaren Ausgangspunkt:

  • Identität des Assets durch Modell und möglichst Seriennummer,
  • einheitliche Einordnung über Kategorie und Hersteller,
  • aktueller Lebenszykluszustand über den Status,
  • Kauf- und Garantiezeitraum für Planung und Ersatz,
  • ein Notizfeld für Ausnahmen, nicht als Ersatz für strukturierte Daten.

Zuordnungen zu Mitarbeitenden werden anschließend im Asset-Management dokumentiert. So bleibt getrennt, was ein Gegenstand ist und wer ihn gerade verwendet. Diese Trennung verhindert, dass eine alte Personenzuordnung dauerhaft in einer importierten Freitextspalte hängen bleibt.

So bereiten Sie vorhandene Inventardaten vor

1. Eine Zeile pro physischem Asset

Jedes einzelne Gerät erhält eine eigene Zeile. Drei baugleiche Notebooks sind drei Datensätze, nicht eine Zeile mit der Menge „3“. Nur so können Seriennummer, Status, Garantie und spätere Zuordnung pro Gerät nachvollzogen werden.

Verbrauchsmaterial ist eine andere Bestandsart. Toner, Kabelvorräte oder Batterien werden eher als Menge verwaltet und gehören nicht als vermeintliche Einzelgeräte in diese Hardware-Vorlage.

2. Begriffe vereinheitlichen

Entscheiden Sie sich vor dem Import für eine Schreibweise. „Laptop“, „Notebook“ und „Notebooks“ können fachlich dasselbe meinen, erzeugen als Kategorien aber unnötige Varianten. Dasselbe gilt für Hersteller und Modelle.

Eine kleine Referenzliste hilft:

  • Kategorien im Plural oder Singular, aber einheitlich,
  • offizieller Herstellername statt wechselnder Abkürzungen,
  • Modellfamilie und Generation nach einem gemeinsamen Muster,
  • Statuswerte aus dem bestehenden AssetNode-Arbeitsbereich.

Wenn Ihre Ausgangstabelle mehrere Schreibweisen enthält, vereinheitlichen Sie sie vor dem Upload. Das ist leichter zu kontrollieren als eine spätere Bereinigung im laufenden Bestand.

3. Seriennummern als Text behandeln

Tabellenprogramme verändern Werte, die wie Zahlen oder Datumsangaben aussehen. Seriennummern können führende Nullen enthalten oder in wissenschaftliche Schreibweise umgewandelt werden. Formatieren Sie die Spalte deshalb als Text und vermeiden Sie Formeln.

Prüfen Sie außerdem auf Platzhalter wie „N/A“, „unbekannt“ oder „123456“. Wenn keine Seriennummer existiert, ist ein leeres Feld ehrlicher als ein Wert, der später fälschlich als eindeutige Kennung verwendet wird.

4. Datumswerte eindeutig schreiben

Für Kauf- und Garantiedaten empfiehlt sich das Format JJJJ-MM-TT, zum Beispiel 2026-08-11. Es ist eindeutig und lässt sich unabhängig von der Spracheinstellung des Tabellenprogramms verstehen.

Tragen Sie keine ungefähren Werte wie „Sommer 2024“ in ein Datumsfeld ein. Wenn das genaue Datum unbekannt ist, lassen Sie das Feld zunächst leer und dokumentieren die Unsicherheit gegebenenfalls in den Notizen.

5. Preise als Zahlen erfassen

Schreiben Sie den Kaufpreis als Zahl, nicht als Satz. Zusätze wie „netto“, „ca.“ oder ein Währungskürzel gehören nicht in den Wert. Halten Sie intern fest, welche Währung und welche Preisbasis für die gesamte Datei gelten. Bei gemischten Währungen sollte die Umrechnung vor dem Import geklärt sein, weil die Vorlage keine separate Währungsspalte enthält.

6. Freitext auf echte Ausnahmen begrenzen

Das Feld Notes ist nützlich für Besonderheiten, wird aber schnell zum zweiten, unstrukturierten Inventar. Schreiben Sie dort kurze Hinweise, die in keine andere Spalte passen. Personennamen, Status oder Hersteller sollten nicht zusätzlich in den Notizen wiederholt werden.

Dubletten vor dem Import finden

Bei Geräten mit Seriennummer ist eine einfache Dublettenprüfung möglich. Markieren Sie in Excel doppelte Werte in der Spalte Serial Number und klären Sie jeden Treffer:

  • Ist dasselbe Gerät versehentlich zweimal aufgeführt?
  • Handelt es sich um eine generische Seriennummer des Herstellers?
  • Wurde ein Austauschgerät unter dem alten Datensatz weitergeführt?
  • Fehlen Zeichen durch eine automatische Formatierung?

Fehlende Seriennummern sind nicht automatisch ein Fehler. Bei Gegenständen ohne Herstellerkennung braucht das Team stattdessen eine konsistente interne Kennzeichnung. Diese kann nach dem Import als Asset-Tag im System geführt werden.

IT-Inventar in AssetNode importieren

Der Import erfolgt in drei kontrollierbaren Schritten:

  1. Öffnen Sie in AssetNode den Bereich Import.
  2. Wählen Sie Hardware / Assets als Datentyp.
  3. Laden Sie die ausgefüllte .xlsx-Datei hoch.
  4. Prüfen Sie in der Feldzuordnung, ob jede Spalte dem richtigen Zielfeld entspricht.
  5. Achten Sie besonders darauf, dass Model zugeordnet ist — ohne dieses Pflichtfeld bleibt der Import gesperrt.
  6. Kontrollieren Sie die Vorschau anhand mehrerer typischer und ungewöhnlicher Zeilen.
  7. Starten Sie den Import und lesen Sie das Ergebnis einschließlich möglicher Zeilenhinweise.

Die Überschriften der Vorlage werden automatisch zugeordnet, weil sie den Zielfeldnamen entsprechen. Automatische Zuordnung ist trotzdem nur ein Vorschlag: Eine manuelle Kontrolle vor dem Schreiben schützt vor Fehlern, wenn Überschriften zuvor verändert oder zusätzliche Spalten eingefügt wurden.

Der Import verarbeitet das erste Tabellenblatt der Datei. Lassen Sie die Hardware-Tabelle deshalb an erster Stelle und verschieben Sie Erläuterungen oder Hilfsblätter dahinter. Leere Zeilen innerhalb des Datenbereichs sollten Sie vor dem Upload entfernen.

Erst testen, dann den gesamten Bestand übernehmen

Speichern Sie vor der Bereinigung eine unveränderte Kopie Ihrer Ausgangsdatei. Erstellen Sie anschließend eine Testdatei mit wenigen repräsentativen Zeilen:

  • ein vollständig gepflegtes Standardgerät,
  • ein Gerät ohne Seriennummer,
  • ein älteres Gerät ohne Kaufpreis,
  • ein Modell mit Sonderzeichen,
  • ein Datensatz mit einer typischen Kategorie und einem vorhandenen Status.

Importieren Sie diese Auswahl und prüfen Sie das Ergebnis in der Asset-Liste. Erst danach folgt der gesamte Bestand. So erkennen Sie Definitions- oder Formatprobleme, bevor sie viele Datensätze betreffen.

Nach dem Import ist eine Stichprobe sinnvoll. Vergleichen Sie einige Seriennummern, Preise und Datumswerte mit der Quelldatei. Prüfen Sie außerdem die Gesamtzahl erfolgreicher und fehlgeschlagener Zeilen. Ein abgeschlossener Upload allein ist noch kein Nachweis, dass jede Zeile fachlich korrekt eingeordnet wurde.

Vom Tabellenbestand zum laufenden Prozess

Die Vorlage schafft einen sauberen Anfang. Verlässlich bleibt das Inventar aber nur, wenn jede spätere Änderung einen festen Weg hat. Definieren Sie mindestens:

  • Wer legt neue Assets nach dem Wareneingang an?
  • Wann wird eine Übergabe an Mitarbeitende dokumentiert?
  • Wer aktualisiert Zustand und Status nach einer Rückgabe?
  • Wie gelangen MDM-Geräte automatisch in den Bestand?
  • Wann werden Garantieabläufe oder Ersatzentscheidungen geprüft?
  • Wie werden ausgesonderte Geräte dokumentiert, ohne ihre Historie zu verlieren?

AssetNode führt Hardware, Zuordnungen und Lebenszyklusdaten in einem Arbeitsbereich zusammen. Die verwaltete Cloud ist für bis zu 100 Assets kostenlos. Für den internen Einsatz lässt sich die fair-code, source-available Version selbst hosten, ohne Begrenzung der Asset-Anzahl.

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