En una baja tienen que confluir varias tareas en el momento adecuado: recuperar el hardware, revisar los accesorios, tratar los accesos, coordinar el traspaso de datos, liberar licencias y documentar excepciones. Sin una visión común no suele quedarse pendiente la tarea grande, sino un detalle pequeño: el segundo cargador, un monitor en casa de alguien o una licencia de la que nadie se hizo responsable.

Esta lista estructura el proceso desde la baja confirmada hasta el registro del activo cerrado. Está redactada a propósito como guía operativa. Qué obligaciones de conservación, supresión, consulta a la representación de los trabajadores o documentación se aplican en tu caso deben determinarlo RR. HH., TI, seguridad de la información y, si procede, tu asesoría jurídica o de protección de datos, según vuestras propias circunstancias.

El resultado de una buena baja desde TI

Una baja no está terminada solo porque se haya desactivado la cuenta de usuario. Al final deberían poder rastrearse cuatro resultados:

  1. Todos los bienes de la empresa asignados a la persona se han devuelto o constan como excepción abierta.
  2. Fecha de devolución, estado y persona que la recibió están documentados.
  3. Los accesos técnicos, las acciones sobre dispositivos y las licencias se han tratado en los sistemas competentes.
  4. Cada asunto abierto tiene una persona responsable y una próxima fecha.

Esta definición evita el estado difuso de «en curso». Un portátil que falta puede quedar abierto, pero solo de forma visible, con responsable y fecha límite.

Fijar de antemano roles y responsabilidad

La baja es un proceso compartido. Un reparto posible es este:

Rol Responsabilidad típica
People/RR. HH. fecha de baja confirmada, vía de comunicación, traspaso organizativo
Responsable directo traspaso funcional, necesidad de datos y de recursos compartidos
TI lista de activos, recogida, revisión del dispositivo, acciones técnicas de cuentas y MDM
Seguridad de la información pautas para casos especiales, dispositivos perdidos o riesgos atípicos
Compras/Finanzas pedidos abiertos, procesos de leasing o recompra, contratos de pago
Persona que se va devolución de los objetos confirmados y de los accesorios

El reparto exacto puede ser distinto. Lo decisivo es que el proceso tenga una persona al frente. No tiene que ejecutar cada tarea, pero sí ver el estado global y poder escalar.

Fase 1: registrar la baja e iniciar el proceso

Registra el caso en cuanto la fecha de baja esté confirmada internamente y comunicada a los roles implicados. La lista debería contener como mínimo:

  • nombre e identificador interno único de la persona,
  • último día de trabajo y, si difiere, fecha de devolución,
  • responsable directo y persona de contacto en RR. HH.,
  • responsable de TI para la recogida y las medidas técnicas,
  • lugar de trabajo y vía de devolución prevista,
  • ausencias conocidas antes del último día de trabajo,
  • pautas especiales para bajas inmediatas o confidenciales.

No todas las bajas pueden tratarse con el mismo plazo ni la misma comunicación. Define por eso un camino claro para los casos urgentes, en vez de negociar competencias en pleno suceso.

Fase 2: elaborar la lista completa de activos

Determina todos los objetos actualmente asignados a la persona. Empieza por el inventario central y coteja otras fuentes si hace falta.

Según el puesto, la revisión incluye:

  • portátil, sobremesa, tableta y teléfono,
  • monitores y bases de conexión,
  • cargadores, adaptadores, auriculares y otros periféricos,
  • dispositivos de prueba, sustitución o préstamo,
  • tarjetas de acceso, tokens físicos, llaves y equipamiento especial,
  • soportes de datos o dispositivos entregados temporalmente para un proyecto,
  • objetos que quedaron en el domicilio o se enviaron allí directamente.

No te fíes de una fórmula general como «portátil más accesorios». Enumera individualmente los objetos con número de serie. Para accesorios sin número de serie bastan una descripción clara y, si existe, una marca interna.

El cotejo con MDM o sistemas de identidad ayuda, pero no sustituye al historial de entregas: un dispositivo inscrito técnicamente puede haberse compartido, y los accesorios casi nunca aparecen ahí.

Fase 3: organizar la devolución de forma vinculante

Comunica a la persona que se va, a tiempo y con claridad:

  • qué objetos concretos se esperan,
  • cuándo y dónde se produce la devolución,
  • si incluye accesorios, fundas o el cargador original,
  • cómo hay que embalar y enviar,
  • a quién dirigirse ante dudas o desviaciones,
  • cómo proceder si algo se ha perdido o dañado.

Una baja en remoto necesita detalles adicionales. Facilita una etiqueta de envío adecuada o una vía de recogida, explica el embalaje y cuenta con el tiempo de tránsito. Una fecha de devolución el último día de trabajo no suele ser una fecha fiable de recepción para un envío.

Usa un canal aprobado para direcciones de devolución y datos de contacto. Los detalles sensibles de una baja no van en un hilo de grupo que puede reenviarse libremente.

Fase 4: coordinar accesos y acciones técnicas

La devolución de activos corre en paralelo a la gestión de accesos. Elabora para ello una lista aparte, específica por sistema. Los puntos de control habituales son:

  • proveedor de identidad central y correo corporativo,
  • cuentas privilegiadas o administrativas,
  • VPN, gestor de contraseñas y accesos remotos,
  • sistemas de código fuente, nube y soporte,
  • cuentas compartidas o claves de API almacenadas,
  • acciones de MDM sobre los dispositivos gestionados,
  • traspaso de la propiedad de archivos, calendarios o automatizaciones.

El ITAM debería hacer visible el caso y la relación con los activos, pero no es automáticamente el sistema de referencia para desactivar cuentas. Ejecuta cada acción en el sistema de identidad, SaaS o MDM que corresponda y deja constancia en la baja de quién la confirmó.

El momento y el orden dependen del escenario de salida y de las normas internas. Una regla general del tipo «borrar siempre todas las cuentas de inmediato» puede desbaratar traspasos necesarios o procesos de conservación definidos. Usa runbooks aprobados para cada clase de sistema.

Fase 5: documentar la recogida y el estado

En la recepción, una segunda persona o un rol de TI claramente designado debería cotejar la devolución con la lista de activos. Documenta por objeto:

  • etiqueta de activo o número de serie,
  • fecha real de entrada,
  • vía de devolución y persona que recibe,
  • estado visible desde fuera,
  • accesorios incluidos,
  • piezas que faltan o difieren,
  • siguiente estado previsto.

Separa hechos de valoraciones. «Pantalla rota en la esquina superior izquierda» es más útil que «mal estado». Las fotos pueden tener sentido según la política interna, sobre todo en envíos o daños. Decide de antemano dónde se guardan esas evidencias y quién puede acceder a ellas.

No marques un dispositivo como disponible en cuanto llega físicamente. Hasta que la revisión, el tratamiento de datos y la preparación técnica estén terminados, necesita un estado intermedio adecuado.

Fase 6: revisar el dispositivo y prepararlo para el siguiente uso

Tras la recogida viene una secuencia técnica estandarizada. Según el dispositivo y la política puede incluir:

  • cotejar número de serie y relación con el MDM,
  • hacer una comprobación funcional y visual,
  • traspasar los datos corporativos necesarios según el proceso aprobado,
  • comprobar bloqueos de dispositivo o de activación,
  • ejecutar un restablecimiento o borrado con la herramienta competente,
  • decidir entre reparación, almacenamiento, reasignación o baja,
  • actualizar estado y ubicación en el inventario.

Documenta no solo que una medida estaba prevista, sino su finalización o la excepción concreta. Un dispositivo con revisión pendiente no puede aparecer sin querer como «disponible» en el inventario.

Ante pérdida, sospecha de manipulación o un dispositivo inalcanzable, la secuencia normal debería dar paso a un proceso de seguridad definido. Allí, las medidas de MDM, el aviso interno, la valoración y los siguientes pasos los deciden los roles responsables.

Fase 7: revisar licencias, contratos y costes recurrentes

Además de los dispositivos, revisa las licencias nominativas o asignadas:

  • ¿La licencia se desactiva, vuelve a un fondo común o se transfiere?
  • ¿Hay suscripciones en curso fuera del proveedor de identidad central?
  • ¿La persona es propietaria de una integración, un bot o una automatización?
  • ¿Hay que cambiar los contactos de facturación o administración?
  • ¿Existen contratos de leasing, telefonía u otros con un proceso aparte?

«Cuenta desactivada» no significa necesariamente «licencia disponible otra vez». Confirma ambas cosas por separado en el sistema correspondiente. Para productos SaaS de uso poco frecuente, la baja es un buen punto de control, pero no sustituye a una gestión periódica de licencias.

Fase 8: gestionar excepciones abiertas y cerrar el caso

Un caso también puede seguir de forma controlada con una devolución abierta. Registra entonces:

  • el objeto que falta,
  • el último lugar o estado conocido,
  • los pasos ya dados,
  • la persona responsable,
  • la próxima fecha de revisión,
  • la escalada acordada.

Cierra la baja solo cuando cada tarea esté hecha o traspasada como excepción con seguimiento propio. El cierre debería incluir un breve resumen: activos devueltos, objetos que faltan, medidas técnicas completadas y responsabilidades pendientes.

Lista de comprobación compacta

Antes del último día de trabajo

  • Fechas de baja y devolución confirmadas
  • Responsables designados en RR. HH., dirección y TI
  • Lista completa de activos y accesorios elaborada
  • Devolución remota o presencial organizada
  • Tareas de acceso por sistema planificadas
  • Propiedad de archivos, calendarios y procesos traspasada

En la devolución

  • Etiqueta de activo o número de serie cotejado
  • Accesorios revisados uno a uno
  • Fecha de entrada y persona receptora documentadas
  • Estado y desviaciones registrados con objetividad
  • Dispositivo puesto en estado de revisión o acondicionamiento

Después de la devolución

  • Acciones aprobadas sobre datos y dispositivo completadas
  • Medidas de MDM e identidad confirmadas
  • Licencias y contratos en curso revisados
  • Estado objetivo y ubicación de cada activo actualizados
  • Excepciones abiertas con responsable y fecha
  • Baja resumida y cerrada

Casos especiales que un proceso estándar debería absorber

Trabajo en remoto: envío y recepción tienen que ser fechas distintas. Planifica embalaje, seguimiento y un contacto para accesorios que falten.

Ausencia prolongada antes de la baja: adelanta traspaso y devolución si la persona ya no estará localizable el último día de trabajo.

Dispositivos compartidos: aclara si solo cambia la relación de usuario o si el dispositivo debe recogerse físicamente y revisarse.

BYOD: la propiedad personal no se reclama como el hardware de empresa. Retira accesos corporativos y datos gestionados según el proceso BYOD aprobado.

Pérdida o daño: pasa al proceso de incidente o siniestro definido. Las cuestiones de culpa o coste no deberían improvisarse por quien recibe el dispositivo.

Baja inmediata: usa un procedimiento preparado y confidencial, con un orden claro de retirada de accesos y una organización de la devolución posterior.

Reflejar la baja en AssetNode

En AssetNode ves los activos asignados a una persona junto con números de serie, estado y otros datos de inventario. Devoluciones y nuevas asignaciones se documentan en el propio objeto. Flujos de trabajo, avisos e integraciones pueden apoyar tareas de seguimiento definidas; las acciones en sistemas de identidad y MDM quedan a propósito en manos de las herramientas competentes y de vuestras reglas internas.

Empieza con un procedimiento estándar verificable y añade casos especiales solo donde aparezcan de verdad. La nube gestionada de AssetNode es gratuita hasta 100 activos. Para uso interno, la versión fair-code y source-available puede autoalojarse sin límite en el número de activos.

Empieza gratis con AssetNode