Lors d'un départ, plusieurs opérations doivent se rejoindre au bon moment : récupérer le matériel, vérifier les accessoires, traiter les accès, coordonner les transferts de données, libérer les licences et consigner les exceptions. Sans vue commune, ce n'est généralement pas la grande tâche qui reste en plan mais un petit détail — le deuxième chargeur, un écran resté en télétravail ou une licence dont personne n'a pris la responsabilité.

Cette checklist structure le déroulement, du départ confirmé jusqu'à la fiche d'actif clôturée. Elle est volontairement rédigée comme un guide opérationnel. Les obligations de conservation, de suppression, de consultation du personnel ou de documentation qui s'appliquent à votre cas doivent être fixées par les RH, l'IT, la sécurité de l'information et, le cas échéant, vos conseils juridiques ou en protection des données, au regard de votre propre contexte.

Le résultat d'un bon départ côté IT

Un départ n'est pas terminé au seul motif que le compte utilisateur a été désactivé. À la fin, quatre résultats doivent être traçables :

  1. Tous les biens de l'entreprise attribués à la personne ont été restitués ou consignés comme exception ouverte.
  2. Date de restitution, état et personne ayant réceptionné sont documentés.
  3. Les accès techniques, les actions sur les appareils et les licences ont été traités dans les systèmes compétents.
  4. Chaque sujet ouvert a une personne responsable et une prochaine échéance.

Cette définition évite le statut flou « en cours ». Un portable manquant peut rester ouvert — mais visiblement, avec un propriétaire et une échéance.

Fixer les rôles et les responsabilités à l'avance

Le départ est un processus partagé. Une répartition possible ressemble à ceci :

Rôle Responsabilité type
People/RH date de départ confirmée, canal de communication, passation organisationnelle
Manager passation métier, besoins en données et en ressources partagées
IT liste des actifs, reprise, contrôle des appareils, actions techniques sur les comptes et le MDM
Sécurité de l'information règles pour les cas particuliers, appareils perdus ou risques atypiques
Achats/Finance commandes en cours, processus de leasing ou de rachat, contrats payants
Personne qui part restitution des objets confirmés et des accessoires

La répartition exacte peut différer. L'essentiel est que le processus ait un pilote. Il n'a pas à exécuter chaque tâche lui-même, mais il doit voir l'état d'ensemble et pouvoir déclencher une escalade.

Phase 1 : enregistrer le départ et lancer le processus

Enregistrez le dossier dès que la date de départ est confirmée en interne et communiquée aux rôles concernés. La checklist devrait au minimum contenir :

  • nom et identifiant interne unique de la personne,
  • dernier jour travaillé et, le cas échéant, date de restitution différente,
  • manager et interlocuteur RH compétent,
  • responsable IT pour la reprise et les mesures techniques,
  • lieu de travail et voie de restitution prévue,
  • absences connues avant le dernier jour travaillé,
  • règles particulières pour les départs immédiats ou confidentiels.

Tous les départs ne peuvent pas être traités avec le même préavis ni la même communication. Définissez donc un chemin clair pour les cas urgents, plutôt que de négocier les responsabilités au moment même.

Phase 2 : établir la liste complète des actifs

Recensez tous les objets actuellement attribués à la personne. Partez de l'inventaire central et rapprochez d'autres sources si nécessaire.

Selon le poste de travail, la vérification porte sur :

  • ordinateur portable, fixe, tablette et smartphone,
  • écrans et stations d'accueil,
  • chargeurs, adaptateurs, casques et autres périphériques,
  • appareils de test, de remplacement ou prêtés,
  • badges d'accès, jetons matériels, clés et équipements spécifiques,
  • supports de stockage ou appareils remis temporairement pour un projet,
  • objets restés en télétravail ou livrés directement là-bas.

Ne vous fiez pas à une formule générale comme « portable et accessoires ». Listez individuellement les objets sérialisés. Pour les accessoires sans numéro de série, une description claire et, si elle existe, une identification interne suffisent.

Le rapprochement avec le MDM ou les systèmes d'identité aide mais ne remplace pas l'historique des remises : un appareil techniquement inscrit a pu être partagé, et les accessoires n'y figurent le plus souvent pas.

Phase 3 : organiser la restitution de façon contraignante

Indiquez à la personne qui part, à temps et clairement :

  • quels objets précis sont attendus,
  • quand et où a lieu la restitution,
  • si accessoires, sacoches ou chargeur d'origine en font partie,
  • comment emballer et expédier,
  • qui joindre en cas de question ou d'écart,
  • comment procéder en cas de perte ou de dommage.

Un départ à distance demande des précisions supplémentaires. Fournissez une étiquette d'expédition adaptée ou un mode d'enlèvement, expliquez l'emballage et prévoyez le délai d'acheminement. Une date de restitution fixée au dernier jour travaillé n'est généralement pas une date de réception fiable pour un envoi.

Utilisez un canal validé pour les adresses de retour et les coordonnées. Les détails sensibles d'un départ n'ont pas leur place dans un fil de groupe librement transférable.

Phase 4 : coordonner les accès et les actions techniques

La restitution du matériel se déroule en parallèle de la gestion des accès. Établissez pour cela une liste distincte, propre à chaque système. Les points de contrôle habituels sont :

  • fournisseur d'identité central et messagerie d'entreprise,
  • comptes à privilèges ou d'administration,
  • VPN, gestionnaire de mots de passe et accès distants,
  • systèmes de code source, cloud et support,
  • comptes partagés ou clés d'API enregistrées,
  • actions MDM sur les terminaux gérés,
  • transfert de la propriété de fichiers, d'agendas ou d'automatisations.

L'ITAM doit rendre visibles le dossier et le lien avec les actifs, mais il n'est pas automatiquement le système de référence pour la désactivation des comptes. Exécutez chaque action dans le système d'identité, SaaS ou MDM concerné et consignez dans le dossier qui l'a confirmée.

Le moment et l'ordre dépendent du scénario de départ et des règles internes. Une règle générale du type « supprimer immédiatement tous les comptes » peut compromettre des passations nécessaires ou des processus de conservation définis. Utilisez des runbooks validés pour chaque type de système.

Phase 5 : documenter la reprise et l'état

À la réception, une deuxième personne ou un rôle IT clairement désigné devrait vérifier la restitution au regard de la liste des actifs. Documentez pour chaque objet :

  • étiquette d'actif ou numéro de série,
  • date effective de réception,
  • voie de restitution et personne réceptionnaire,
  • état visible de l'extérieur,
  • accessoires inclus,
  • pièces manquantes ou différentes,
  • statut suivant prévu.

Séparez les faits des appréciations. « Écran fissuré en haut à gauche » est plus utile que « mauvais état ». Des photos peuvent être pertinentes selon la politique interne, en particulier en cas d'expédition ou de dommage. Déterminez à l'avance où ces preuves sont conservées et qui peut y accéder.

Ne marquez pas un appareil comme disponible dès son arrivée physique. Tant que contrôle, traitement des données et préparation technique ne sont pas terminés, il lui faut un statut intermédiaire adapté.

Phase 6 : contrôler l'appareil et le préparer à sa prochaine utilisation

Après la reprise vient une séquence technique standardisée. Selon l'appareil et la politique, elle peut comprendre :

  • rapprocher le numéro de série et le lien MDM,
  • effectuer un contrôle fonctionnel et visuel,
  • transférer les données d'entreprise nécessaires selon le processus validé,
  • vérifier les verrous d'appareil ou d'activation,
  • exécuter une réinitialisation ou un effacement via l'outil compétent,
  • décider entre réparation, stockage, réattribution ou réforme,
  • mettre à jour statut et emplacement dans l'inventaire.

Documentez non seulement **qu'**une mesure était prévue, mais son achèvement ou l'exception précise. Un appareil dont le contrôle est en attente ne doit pas apparaître par inadvertance comme « disponible ».

En cas de perte, de soupçon de manipulation ou d'appareil injoignable, la séquence normale doit basculer vers un processus de sécurité défini. Les mesures MDM, le signalement interne, l'évaluation et les étapes suivantes y sont décidés par les rôles compétents.

Phase 7 : vérifier licences, contrats et coûts récurrents

Au-delà des appareils, passez en revue les licences nominatives ou attribuées :

  • La licence est-elle désactivée, remise dans un pool ou transférée ?
  • Existe-t-il des abonnements en cours hors du fournisseur d'identité central ?
  • La personne est-elle propriétaire d'une intégration, d'un bot ou d'une automatisation ?
  • Faut-il changer les contacts de facturation ou d'administration ?
  • Y a-t-il des contrats de leasing, de téléphonie ou autres avec un processus distinct ?

« Compte désactivé » ne signifie pas forcément « licence de nouveau disponible ». Confirmez les deux séparément dans le système concerné. Pour des produits SaaS rarement utilisés, le départ est un bon point de contrôle mais ne remplace pas une gestion régulière des licences.

Phase 8 : piloter les exceptions ouvertes et clôturer

Un dossier peut aussi se poursuivre de façon maîtrisée avec une restitution ouverte. Consignez alors :

  • l'objet manquant,
  • le dernier lieu ou statut connu,
  • les démarches déjà entreprises,
  • la personne responsable,
  • la prochaine échéance de contrôle,
  • l'escalade convenue.

Ne clôturez le départ qu'une fois chaque tâche soit terminée, soit transmise comme exception suivie séparément. La clôture devrait comporter un bref récapitulatif : actifs restitués, objets manquants, mesures techniques achevées et responsabilités restantes.

Checklist de départ, version compacte

Avant le dernier jour travaillé

  • Dates de départ et de restitution confirmées
  • Responsables désignés aux RH, au management et à l'IT
  • Liste complète des actifs et accessoires établie
  • Restitution à distance ou sur site organisée
  • Tâches d'accès propres à chaque système planifiées
  • Propriété des fichiers, agendas et processus transférée

À la restitution

  • Étiquette d'actif ou numéro de série rapproché
  • Accessoires vérifiés un par un
  • Date de réception et personne réceptionnaire documentées
  • État et écarts consignés factuellement
  • Appareil placé en statut de contrôle ou de remise en état

Après la restitution

  • Actions validées sur les données et l'appareil achevées
  • Mesures MDM et identité confirmées
  • Licences et contrats en cours vérifiés
  • Statut cible et emplacement de chaque actif mis à jour
  • Exceptions ouvertes dotées d'un propriétaire et d'une échéance
  • Départ récapitulé et clôturé

Cas particuliers qu'un processus standard doit absorber

Travail à distance : expédition et réception doivent être deux dates distinctes. Prévoyez emballage, suivi et un interlocuteur pour les accessoires manquants.

Absence prolongée avant le départ : avancez passation et restitution si la personne ne sera plus joignable le dernier jour travaillé.

Appareils partagés : déterminez si seul le rattachement utilisateur change ou si l'appareil doit être physiquement repris et contrôlé.

BYOD : le bien personnel ne se réclame pas comme du matériel d'entreprise. Retirez les accès et les données gérées selon le processus BYOD validé.

Perte ou dommage : basculez vers le processus d'incident ou de sinistre défini. Les questions de faute ou de coût ne devraient pas être improvisées par la personne qui réceptionne l'appareil.

Départ immédiat : utilisez une procédure préparée et confidentielle, avec un ordre de retrait des accès clair et une organisation de la restitution qui suit.

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