Un buon inventario IT non comincia dal maggior numero possibile di colonne. Comincia da pochi campi che il team aggiorna con costanza: che cos'è l'oggetto, come lo si riconosce senza ambiguità, in che stato si trova e chi ne è attualmente responsabile.

Questo modello aiuta a partire in modo ordinato ed è pensato direttamente per l'importazione hardware in AssetNode:

Scarica il modello di inventario IT in formato Excel

Il file usa esattamente le intestazioni di colonna inglesi che l'importatore si aspetta. Così AssetNode riconosce i campi automaticamente al caricamento e propone la corrispondenza adatta. Prima dell'importazione vera e propria puoi — e dovresti — controllare ancora una volta quella corrispondenza nell'anteprima.

Quali colonne contiene il modello?

Colonna Obbligatorio Contenuto Esempio
Serial Number no Numero di serie del produttore PF3ABC12
Model sì Denominazione del modello dell'asset ThinkPad T14 Gen 5
Category (name) necessario per l'hardware Categoria di asset omogenea Notebook
Manufacturer (name) necessario per l'hardware Nome del produttore Lenovo
Status (name) no Nome di uno stato esistente; vuoto usa lo stato predefinito disponibile Disponibile
Purchase Price no Prezzo d'acquisto come numero, senza testo esplicativo 1299.00
Purchase Date no Data di acquisto 2026-05-14
Warranty Expiry no Fine della garanzia 2029-05-14
Notes no Annotazione breve e concreta Dock registrato a parte

Model deve essere mappato in un'importazione hardware. Una riga senza modello non può essere importata. Indica anche categoria e produttore, così da poterne formare un record hardware valido. Per un inventario davvero utilizzabile dovresti registrare anche il numero di serie, ovunque l'oggetto ne abbia uno. È di solito il riferimento migliore per distinguere due dispositivi dello stesso modello.

Perché il modello è volutamente ridotto

Molti progetti di inventario falliscono non per mancanza di campi ma per mancanza di definizioni chiare. Un foglio con 40 colonne sembra completo ma diventa presto contraddittorio: in una riga c'è la sede, nella successiva il reparto e in una terza il nome della persona, tutto nello stesso campo.

Le nove colonne di importazione formano quindi un punto di partenza solido:

  • l'identità dell'asset tramite modello e, dove possibile, numero di serie,
  • una classificazione omogenea tramite categoria e produttore,
  • lo stato attuale del ciclo di vita tramite lo stato,
  • il periodo di acquisto e garanzia per pianificazione e sostituzione,
  • un campo note per le eccezioni, non come sostituto dei dati strutturati.

Le assegnazioni ai dipendenti vengono poi documentate nella gestione degli asset. Resta così separato ciò che un oggetto è da chi lo sta usando. Questa separazione impedisce che una vecchia assegnazione resti per sempre incastrata in una colonna di testo libero importata.

Come preparare dati di inventario esistenti

1. Una riga per ogni asset fisico

Ogni singolo dispositivo ha la sua riga. Tre notebook identici sono tre record, non una riga con la quantità «3». Solo così numero di serie, stato, garanzia e assegnazione successiva sono tracciabili dispositivo per dispositivo.

I materiali di consumo sono un altro tipo di giacenza. Toner, scorte di cavi o batterie si gestiscono a quantità e non vanno in questo modello hardware come presunti dispositivi singoli.

2. Uniformare i termini

Scegli una grafia prima dell'importazione. «Laptop», «notebook» e «notebook» al plurale possono indicare la stessa cosa ma come categorie creano varianti inutili. Lo stesso vale per produttori e modelli.

Un piccolo elenco di riferimento aiuta:

  • categorie al plurale o al singolare, ma in modo uniforme,
  • il nome ufficiale del produttore anziché abbreviazioni variabili,
  • famiglia di modello e generazione secondo uno schema comune,
  • valori di stato presi dall'area di lavoro AssetNode esistente.

Se il foglio di partenza contiene più grafie, uniformale prima del caricamento. È più facile da controllare di una ripulitura successiva su un inventario già in uso.

3. Trattare i numeri di serie come testo

I fogli di calcolo alterano i valori che sembrano numeri o date. I numeri di serie possono avere zeri iniziali o essere convertiti in notazione scientifica. Formatta perciò la colonna come testo ed evita le formule.

Controlla anche la presenza di segnaposto come «N/A», «sconosciuto» o «123456». Se non esiste alcun numero di serie, un campo vuoto è più onesto di un valore che in seguito venga scambiato per un identificativo univoco.

4. Scrivere le date senza ambiguità

Per le date di acquisto e garanzia si consiglia il formato AAAA-MM-GG, per esempio 2026-08-11. È inequivocabile e si legge indipendentemente dalla lingua impostata nel foglio di calcolo.

Non inserire valori approssimativi come «estate 2024» in un campo data. Se la data esatta è ignota, lascia il campo vuoto per ora e annota l'incertezza nelle note, se serve.

5. Registrare i prezzi come numeri

Scrivi il prezzo d'acquisto come numero, non come frase. Aggiunte come «netto», «ca.» o una sigla di valuta non vanno nel valore. Metti a verbale internamente quale valuta e quale base di prezzo valgono per l'intero file. Con valute miste la conversione va chiarita prima dell'importazione, perché il modello non ha una colonna valuta separata.

6. Limitare il testo libero alle vere eccezioni

Il campo Notes è utile per le particolarità ma diventa in fretta un secondo inventario non strutturato. Scrivici indicazioni brevi che non trovino posto in nessun'altra colonna. Nomi di persone, stato o produttore non vanno ripetuti anche nelle note.

Trovare i duplicati prima dell'importazione

Per i dispositivi con numero di serie è possibile un controllo semplice dei duplicati. Evidenzia in Excel i valori doppi nella colonna Serial Number e chiarisci ogni riscontro:

  • lo stesso dispositivo è elencato due volte per errore?
  • si tratta di un numero di serie generico del produttore?
  • un dispositivo sostitutivo è stato portato avanti sotto il vecchio record?
  • mancano caratteri per via di una formattazione automatica?

Un numero di serie mancante non è automaticamente un errore. Per gli oggetti senza identificativo del produttore il team ha bisogno invece di una marcatura interna coerente, che dopo l'importazione può essere gestita nel sistema come asset tag.

Importare l'inventario IT in AssetNode

L'importazione procede per passaggi controllabili:

  1. Apri l'area Importazione in AssetNode.
  2. Scegli Hardware / Asset come tipo di dati.
  3. Carica il file .xlsx compilato.
  4. Nella mappatura dei campi verifica che ogni colonna corrisponda al campo di destinazione giusto.
  5. Fai particolare attenzione che Model sia mappato: senza questo campo obbligatorio l'importazione resta bloccata.
  6. Controlla l'anteprima su più righe tipiche e insolite.
  7. Avvia l'importazione e leggi il risultato, comprese le eventuali segnalazioni riga per riga.

Le intestazioni del modello vengono mappate automaticamente perché corrispondono ai nomi dei campi di destinazione. La mappatura automatica resta comunque solo una proposta: un controllo manuale prima della scrittura protegge dagli errori quando le intestazioni sono state modificate o sono state aggiunte colonne.

L'importazione elabora il primo foglio del file. Lascia perciò la tabella hardware al primo posto e sposta spiegazioni o fogli di supporto dopo. Le righe vuote all'interno dell'intervallo dati vanno rimosse prima del caricamento.

Prima provare, poi migrare tutto il parco

Prima della pulizia salva una copia intatta del file di origine. Costruisci poi un file di prova con poche righe rappresentative:

  • un dispositivo standard compilato per intero,
  • un dispositivo senza numero di serie,
  • un dispositivo più vecchio senza prezzo d'acquisto,
  • un modello con caratteri speciali,
  • un record con una categoria tipica e uno stato esistente.

Importa questa selezione e verifica il risultato nell'elenco degli asset. Solo dopo tocca all'intero parco. Così individui problemi di definizione o di formato prima che riguardino molti record.

Dopo l'importazione è utile un controllo a campione. Confronta alcuni numeri di serie, prezzi e date con il file di origine. Verifica anche il totale delle righe riuscite e fallite. Un caricamento concluso non prova di per sé che ogni riga sia stata classificata correttamente.

Dal foglio di calcolo a un processo continuo

Il modello crea un inizio pulito. Ma l'inventario resta affidabile solo se ogni modifica successiva ha un percorso stabilito. Definisci almeno:

  • chi crea i nuovi asset dopo l'arrivo della merce?
  • quando viene documentata una consegna a un dipendente?
  • chi aggiorna condizione e stato dopo una restituzione?
  • come entrano automaticamente in inventario i dispositivi gestiti da MDM?
  • quando si esaminano le scadenze di garanzia o le decisioni di sostituzione?
  • come si documentano i dispositivi dismessi senza perderne lo storico?

AssetNode riunisce hardware, assegnazioni e dati di ciclo di vita in un'unica area di lavoro. Il cloud gestito è gratuito fino a 100 asset. Per l'uso interno la versione fair-code e source-available può essere ospitata in proprio senza limiti al numero di asset.

Scarica il modello oppure crea un'area di lavoro gratuita.