Een goede IT-inventaris begint niet met zo veel mogelijk kolommen. Hij begint met een paar velden die het team consequent bijhoudt: wat is het voorwerp, hoe is het eenduidig te herkennen, in welke staat verkeert het en wie is er op dit moment verantwoordelijk voor?

Dit sjabloon helpt bij een gestructureerde start en is rechtstreeks opgezet voor de hardware-import in AssetNode:

IT-inventarissjabloon als Excel-bestand downloaden

Het bestand gebruikt precies de Engelse kolomkoppen die de importfunctie verwacht. Daardoor herkent AssetNode de velden automatisch bij het uploaden en stelt het de passende koppeling voor. Vóór de eigenlijke import kun je — en moet je — die koppeling nog eens controleren in de voorvertoning.

Welke kolommen bevat het sjabloon?

Kolom Verplicht Inhoud Voorbeeld
Serial Number nee Serienummer van de fabrikant PF3ABC12
Model ja Modelaanduiding van het asset ThinkPad T14 Gen 5
Category (name) vereist voor hardware Eenduidige assetcategorie Laptops
Manufacturer (name) vereist voor hardware Naam van de fabrikant Lenovo
Status (name) nee Naam van een bestaande status; leeg gebruikt de beschikbare standaardstatus Beschikbaar
Purchase Price nee Aanschafprijs als getal, zonder toelichtende tekst 1299.00
Purchase Date nee Aanschafdatum 2026-05-14
Warranty Expiry nee Einde van de garantie 2029-05-14
Notes nee Korte, zakelijke opmerking Dock apart vastgelegd

Model moet bij een hardware-import gekoppeld zijn. Een regel zonder model kan niet worden geïmporteerd. Geef ook categorie en fabrikant op, zodat daaruit een geldig hardwarerecord kan ontstaan. Voor een werkelijk bruikbare inventaris leg je bovendien het serienummer vast, voor zover het voorwerp er een heeft. Dat is meestal het beste aanknopingspunt om twee apparaten van hetzelfde model te onderscheiden.

Waarom het sjabloon bewust klein is

Veel inventarisprojecten stranden niet op ontbrekende velden maar op onduidelijke definities. Een tabel met 40 kolommen oogt volledig maar wordt snel tegenstrijdig: op de ene regel staat de locatie, op de volgende de afdeling en op een derde de naam van de persoon — in hetzelfde veld.

De negen importkolommen vormen daarom een stevig vertrekpunt:

  • de identiteit van het asset via model en zo mogelijk serienummer,
  • eenduidige indeling via categorie en fabrikant,
  • de huidige levenscyclusstaat via de status,
  • aanschaf- en garantieperiode voor planning en vervanging,
  • een notitieveld voor uitzonderingen, niet als vervanging van gestructureerde gegevens.

Toewijzingen aan medewerkers worden daarna vastgelegd in het assetbeheer. Zo blijft gescheiden wat een voorwerp is en wie het op dit moment gebruikt. Die scheiding voorkomt dat een oude persoonstoewijzing blijvend blijft hangen in een geïmporteerde vrijetekstkolom.

Zo bereid je bestaande inventarisgegevens voor

1. Eén regel per fysiek asset

Elk afzonderlijk apparaat krijgt een eigen regel. Drie identieke laptops zijn drie records, niet één regel met het aantal "3". Alleen zo zijn serienummer, status, garantie en latere toewijzing per apparaat te volgen.

Verbruiksartikelen zijn een ander soort voorraad. Toner, kabelvoorraden of batterijen worden op aantal beheerd en horen niet als zogenaamde losse apparaten in dit hardwaresjabloon.

2. Begrippen gelijktrekken

Kies vóór de import één schrijfwijze. "Laptop", "notebook" en "notebooks" kunnen hetzelfde betekenen maar leveren als categorieën onnodige varianten op. Hetzelfde geldt voor fabrikanten en modellen.

Een kleine referentielijst helpt:

  • categorieën in het meervoud of enkelvoud, maar consequent,
  • de officiële fabrikantsnaam in plaats van wisselende afkortingen,
  • modelfamilie en generatie volgens één patroon,
  • statuswaarden uit de bestaande AssetNode-werkruimte.

Bevat je bronbestand meerdere schrijfwijzen, trek ze dan gelijk vóór het uploaden. Dat is makkelijker te controleren dan een latere opschoning in een lopende inventaris.

3. Serienummers als tekst behandelen

Spreadsheetprogramma's veranderen waarden die op getallen of datums lijken. Serienummers kunnen voorloopnullen bevatten of in wetenschappelijke notatie worden omgezet. Maak de kolom daarom op als tekst en vermijd formules.

Controleer ook op plaatsvullers als "N/A", "onbekend" of "123456". Bestaat er geen serienummer, dan is een leeg veld eerlijker dan een waarde die later ten onrechte als unieke aanduiding wordt gebruikt.

4. Datums eenduidig schrijven

Voor aanschaf- en garantiedatums is de notatie JJJJ-MM-DD aan te raden, bijvoorbeeld 2026-08-11. Die is eenduidig en te begrijpen los van de taalinstelling van het spreadsheetprogramma.

Zet geen benaderingen als "zomer 2024" in een datumveld. Is de exacte datum onbekend, laat het veld dan voorlopig leeg en leg de onzekerheid zo nodig vast in de notities.

5. Prijzen als getal vastleggen

Schrijf de aanschafprijs als getal, niet als zin. Toevoegingen als "excl. btw", "ca." of een valuta-afkorting horen niet in de waarde. Leg intern vast welke valuta en welke prijsbasis voor het hele bestand gelden. Bij gemengde valuta moet de omrekening vóór de import geregeld zijn, want het sjabloon heeft geen aparte valutakolom.

6. Vrije tekst tot echte uitzonderingen beperken

Het veld Notes is nuttig voor bijzonderheden maar wordt snel een tweede, ongestructureerde inventaris. Schrijf daar korte aanwijzingen die in geen enkele andere kolom passen. Persoonsnamen, status of fabrikant horen daar niet nog eens herhaald te worden.

Dubbelingen vinden vóór de import

Bij apparaten met serienummer is een eenvoudige dubbelcontrole mogelijk. Markeer in Excel dubbele waarden in de kolom Serial Number en zoek elke treffer uit:

  • staat hetzelfde apparaat er per ongeluk twee keer in?
  • gaat het om een generiek serienummer van de fabrikant?
  • is een vervangend apparaat onder het oude record voortgezet?
  • ontbreken tekens door automatische opmaak?

Een ontbrekend serienummer is niet automatisch een fout. Voor voorwerpen zonder fabrikantsaanduiding heeft het team in plaats daarvan een consistente interne markering nodig. Die kan na de import in het systeem als assetlabel worden gevoerd.

De IT-inventaris in AssetNode importeren

De import verloopt in stappen die je onderweg kunt controleren:

  1. Open in AssetNode het onderdeel Import.
  2. Kies Hardware / Assets als gegevenstype.
  3. Upload het ingevulde .xlsx-bestand.
  4. Controleer bij de veldkoppeling of elke kolom overeenkomt met het juiste doelveld.
  5. Let er vooral op dat Model gekoppeld is — zonder dit verplichte veld blijft de import geblokkeerd.
  6. Controleer de voorvertoning aan de hand van meerdere typische en ongebruikelijke regels.
  7. Start de import en lees het resultaat, inclusief eventuele meldingen per regel.

De koppen van het sjabloon worden automatisch gekoppeld omdat ze overeenkomen met de namen van de doelvelden. Automatisch koppelen blijft niettemin een voorstel: een handmatige controle vóór het wegschrijven behoedt voor fouten wanneer koppen zijn gewijzigd of kolommen zijn toegevoegd.

De import verwerkt het eerste tabblad van het bestand. Laat de hardwaretabel daarom vooraan staan en zet toelichtingen of hulpbladen erachter. Lege regels binnen het gegevensbereik verwijder je vóór het uploaden.

Eerst testen, dan de hele voorraad overnemen

Bewaar vóór het opschonen een ongewijzigde kopie van je bronbestand. Maak daarna een testbestand met een paar representatieve regels:

  • één volledig ingevuld standaardapparaat,
  • één apparaat zonder serienummer,
  • één ouder apparaat zonder aanschafprijs,
  • één model met bijzondere tekens,
  • één record met een gangbare categorie en een bestaande status.

Importeer die selectie en controleer het resultaat in de assetlijst. Pas daarna volgt de hele voorraad. Zo merk je definitie- of opmaakproblemen op voordat ze veel records raken.

Na de import is een steekproef zinvol. Vergelijk enkele serienummers, prijzen en datums met het bronbestand. Controleer ook het totaal aan geslaagde en mislukte regels. Een afgeronde upload is op zichzelf nog geen bewijs dat elke regel inhoudelijk juist is ingedeeld.

Van spreadsheetvoorraad naar lopend proces

Het sjabloon zorgt voor een schone start. Maar de inventaris blijft alleen betrouwbaar als elke latere wijziging een vaste route heeft. Leg minstens vast:

  • wie maakt nieuwe assets aan na binnenkomst van de goederen?
  • wanneer wordt een overdracht aan een medewerker vastgelegd?
  • wie werkt staat en status bij na een teruggave?
  • hoe komen MDM-apparaten automatisch in de voorraad?
  • wanneer worden aflopende garanties of vervangingsbeslissingen bekeken?
  • hoe worden afgevoerde apparaten vastgelegd zonder hun historie te verliezen?

AssetNode brengt hardware, toewijzingen en levenscyclusgegevens samen in één werkruimte. De beheerde cloud is gratis tot 100 assets. Voor intern gebruik kun je de fair-code, source-available versie zelf hosten, zonder limiet op het aantal assets.

Sjabloon downloaden of een gratis werkruimte aanmaken.