O Microsoft Intune consegue inscrever equipamentos, configurá-los, aplicar políticas e monitorizá-los tecnicamente. Mostra equipamentos geridos, informação de sistema operativo e hardware, estados de conformidade e — consoante a inscrição e a plataforma — também relações com utilizadores. Para muitas equipas de TI, o Intune é por isso a fonte mais importante sobre o estado técnico atual dos seus equipamentos Windows, macOS e móveis.

Uma gestão completa de ativos de TI responde, contudo, a outras perguntas. De quem é um equipamento? Quanto custou? Que garantia ainda se aplica? Quem o recebeu fisicamente? Onde estão a base de ligação, o monitor e os acessórios? O que tem de voltar quando alguém sai? E como é que o histórico continua a poder ser seguido depois de o equipamento ser removido do Intune?

A resposta curta é, portanto: o Intune não substitui um ITAM — e um ITAM não substitui o Intune. Os dois sistemas têm funções diferentes. Bem combinados dão uma imagem mais completa sem que a TI tenha de manter os mesmos dados de equipamentos à mão em dois sítios.

O que o Intune já cobre bem

O Intune é uma plataforma de gestão unificada de equipamentos. O seu centro de gravidade é a operação corrente dos equipamentos. Consoante o tipo, o sistema operativo e a configuração, isso inclui, entre outras coisas:

  • inscrever equipamentos e colocá-los sob gestão,
  • distribuir políticas de configuração e de segurança,
  • instalar ou remover aplicações,
  • avaliar estados de conformidade e de equipamento,
  • mostrar atributos técnicos e o último contacto,
  • desencadear ações como bloquear, apagar ou desativar,
  • mostrar relações com utilizador principal ou inscrito, quando o Intune as tem.

Esta informação é operacional: ajuda a avaliar se um equipamento está gerido, acessível e conforme. É precisamente para isso que o Intune deve continuar a ser a fonte de referência. Um ITAM não deveria tentar reconstruir à mão o estado de conformidade atual.

Que perguntas só ficam completas na gestão de ativos

O ciclo de vida de um ativo começa muitas vezes antes da inscrição no Intune e não termina automaticamente com a sua remoção do MDM. Nessas fases a TI precisa de mais informação.

Compras e dados comerciais

Referência de encomenda, data de compra, preço, fornecedor, centro de custo e garantia não fazem parte da função central de um sistema de gestão de equipamentos. Ainda assim contam para o planeamento de substituições e para as conversas de orçamento. Num ITAM esses dados podem estar diretamente no ativo, em vez de dispersos por uma encomenda, uma fatura e várias folhas de cálculo.

Entrega física e responsabilidade

Uma relação com utilizador no Intune é valiosa mas nem sempre equivale a uma entrega documentada. Equipamentos partilhados, de armazém, de substituição ou um portátil em trânsito podem estar tecnicamente inscritos sem que alguém seja responsável por eles nesse momento. Ao contrário, monitores, auscultadores, chaves ou outros objetos não geridos podem ter sido entregues juntamente com um portátil.

Uma atribuição de ITAM documenta por isso deliberadamente quem recebeu ou devolveu que ativo concreto e quando. Número de série, acessórios e estado mantêm-se separados do contexto técnico de utilizador.

Histórico para além da pertença ao MDM

Depois de uma substituição, de uma devolução ou de um abate, um equipamento pode desaparecer do Intune. A sua história continua, ainda assim, relevante para a documentação interna: atribuições anteriores, reparações, mudanças de estado, garantia e paradeiro. O ITAM preserva esse ciclo de vida organizacional mesmo quando o equipamento já não é gerido ativamente.

Ativos não geridos e acessórios

Nem tudo o que tem valor traz um agente de MDM. Hardware de rede, monitores, periféricos, componentes, consumíveis e licenças de software precisam também, consoante a empresa, de um registo estruturado. Um ITAM mantém essas classes de inventário ao lado dos equipamentos sincronizados a partir do Intune.

Entradas e saídas

Na entrada de uma pessoa não se trata apenas de configurar um equipamento. A TI tem de escolher hardware disponível, reunir acessórios, documentar entregas e, se necessário, obter aprovações. Na saída têm de estar visíveis todos os objetos atribuídos, acompanhadas as devoluções e libertadas as licenças para a utilização seguinte. O Intune fornece as ações técnicas; o ITAM coordena o processo operacional à volta.

Intune ou ITAM: uma divisão prática de tarefas

Pergunta Sistema de referência
O equipamento está inscrito e quando contactou pela última vez? Intune
Que políticas de configuração e conformidade se aplicam? Intune
Que atributos técnicos comunica o equipamento? Intune
Quem recebeu o equipamento físico e quando? ITAM
Quanto foi pago e quando termina a garantia? ITAM
Que monitores, bases ou outros objetos fazem parte da entrega? ITAM
Por que etapas passou o ativo durante o seu ciclo de vida? ITAM
O que tem de ser devolvido na saída? ITAM, complementado por ações no Intune e nos sistemas de identidade

«Sistema de referência» não significa que a informação só possa ser visível num sítio. Significa: uma fonte é responsável pela atualização, a outra recebe por sincronização os valores de que precisa. Essa decisão evita correções contraditórias e responsabilidades pouco claras.

Como construir a ligação sem trabalho a dobrar

1. Fixar objetivo e âmbito

Comece por uma pergunta concreta em vez de por todos os campos disponíveis. Um bom primeiro objetivo é, por exemplo: «Todos os portáteis geridos ativamente devem aparecer no inventário e poder ser atribuídos a uma pessoa responsável.» Determine que plataformas, tipos de propriedade e categorias de equipamento entram primeiro.

Defina ao mesmo tempo o que deliberadamente não deve acontecer de forma automática. Um utilizador comunicado pelo Intune pode ser uma relação técnica; se isso se torna, sem verificação, uma entrega física depende do seu processo.

2. Verificar os identificadores únicos

Os números de série servem muitas vezes para reconhecimento, mas não estão completos nem uniformes em todos os conjuntos de dados. Antes do primeiro cruzamento, verifique em especial:

  • números de série em falta ou genéricos,
  • equipamentos inscritos várias vezes,
  • grafias diferentes de fabricante e modelo,
  • equipamentos de teste, virtuais e de propriedade pessoal,
  • equipamentos já criados manualmente no ITAM.

Um pequeno ensaio torna visível se são criados registos novos ou se são atualizados equipamentos existentes. Só quando essa lógica estiver certa é que todo o parque deve ser sincronizado.

3. Separar campos técnicos e organizacionais

Deixe o Intune atualizar os atributos técnicos que realmente observa. Preço de compra, número de encomenda, garantia, local de armazenamento, estado interno ou entregas documentadas mantêm-se, em contrapartida, no ITAM. Assim uma sincronização posterior não sobrescreve dados de ciclo de vida acrescentados à mão.

Uma simples lista de campos com as colunas «origem», «destino», «regra de atualização» e «responsável» chega para essa decisão. Também é útil mais tarde em caso de erro: a equipa sabe de imediato onde corrigir um valor errado.

4. Testar à parte o cruzamento de pessoas

Os dados de equipamentos e de pessoas vêm muitas vezes de fontes diferentes. O Intune conhece o contexto técnico de utilizador; um sistema de RH ou de identidade conhece entrada, saída, departamento e responsabilidade organizacional. Verifique por que atributo estável as pessoas são cruzadas — normalmente um endereço de e-mail profissional único ou outro identificador definido internamente.

Teste os casos especiais habituais: mudanças de nome, pessoas externas, equipamentos partilhados, contas sem caixa de correio e utilizadores já desativados. O cruzamento automático só ajuda se as suas exceções continuarem visíveis.

5. Definir operação e tratamento de erros

Uma integração precisa de um responsável. Defina quem verifica as sincronizações falhadas, com que frequência devem correr e que alteração exige uma verificação manual. Numa falha do MDM, a última vista de inventário conhecida não pode passar sem comentário por atual.

Depois da entrada em serviço, faça amostragens com regularidade: número e tipo de equipamentos criados, registos sem número de série, equipamentos sem atribuição organizacional e mudanças de estado inesperadas. Esses controlos dizem normalmente mais do que uma única grande «limpeza» antes do arranque.

Erros frequentes ao combinar os dois

Assumir como ativo tudo o que vem do Intune sem verificação. Equipamentos virtuais, privados, duplicados ou inscritos por pouco tempo podem inchar o inventário desnecessariamente. Filtros e um ensaio vêm antes da sincronização completa.

Equiparar o utilizador do Intune a uma entrega confirmada. A relação técnica com o utilizador é um sinal forte mas não um recibo universal. Equipamentos partilhados e trocas de equipamento exigem um processo claro.

Reconstruir no MDM os dados de compra e garantia. Esses campos são aí mantidos muitas vezes de forma irregular. Guarde os dados organizacionais e comerciais no sistema responsável pelo ciclo de vida.

Retirar do histórico os equipamentos apagados no MDM. «Já não é gerido» e «pode desaparecer da documentação de inventário» são duas decisões diferentes.

Automatizar sem responsabilidade. Mesmo uma sincronização tecnicamente estável produz exceções. Sem uma pessoa responsável ficam por tratar e degradam aos poucos a qualidade do inventário.

Ligar o Intune ao AssetNode

O AssetNode consegue sincronizar equipamentos do Microsoft Intune para o inventário central. Aí complementa os dados técnicos com categorias, informação comercial, estado, atribuições e outros dados de ciclo de vida. Colaboradores, acessórios, licenças e ativos não geridos por MDM continuam visíveis na mesma área de trabalho.

O ponto de partida sensato é pequeno: crie ou importe primeiro as pessoas necessárias, ligue depois o Intune e verifique um grupo controlável de equipamentos sincronizados. A seguir pode acrescentar passo a passo regras de atribuição, notificações ou tarefas de seguimento.

Começar gratuitamente com o AssetNode — a cloud gerida é gratuita até 100 ativos. Para uso interno pode também alojar por conta própria a versão fair-code e source-available, sem limite do número de ativos.