Um bom inventário de TI não começa com o maior número possível de colunas. Começa com poucos campos que a equipa mantém com consistência: o que é o objeto, como se identifica sem ambiguidade, em que estado está e quem é atualmente responsável por ele.

Este modelo ajuda a começar de forma estruturada e foi feito diretamente para a importação de hardware no AssetNode:

Descarregar o modelo de inventário de TI em Excel

O ficheiro usa exatamente os cabeçalhos de coluna em inglês que o importador espera. Assim o AssetNode reconhece os campos automaticamente ao carregar e propõe a correspondência adequada. Antes da importação propriamente dita pode — e deve — verificar essa correspondência na pré-visualização.

Que colunas contém o modelo?

Coluna Obrigatório Conteúdo Exemplo
Serial Number não Número de série do fabricante PF3ABC12
Model sim Designação do modelo do ativo ThinkPad T14 Gen 5
Category (name) necessário para hardware Categoria de ativo uniforme Portáteis
Manufacturer (name) necessário para hardware Nome do fabricante Lenovo
Status (name) não Nome de um estado existente; vazio usa o estado predefinido disponível Disponível
Purchase Price não Preço de compra como número, sem texto explicativo 1299.00
Purchase Date não Data de compra 2026-05-14
Warranty Expiry não Fim da garantia 2029-05-14
Notes não Observação curta e objetiva Base de ligação registada à parte

Model tem de estar mapeado numa importação de hardware. Uma linha sem modelo não pode ser importada. Indique também a categoria e o fabricante para que deles possa resultar um registo de hardware válido. Para um inventário realmente utilizável deve ainda registar o número de série sempre que o objeto tenha um. É geralmente a melhor referência para distinguir dois equipamentos do mesmo modelo.

Porque o modelo é deliberadamente pequeno

Muitos projetos de inventário falham não por falta de campos mas por falta de definições claras. Uma folha com 40 colunas parece completa mas torna-se depressa contraditória: numa linha está o local, na seguinte o departamento e numa terceira o nome da pessoa — no mesmo campo.

As nove colunas de importação formam por isso um ponto de partida sólido:

  • a identidade do ativo através do modelo e, se possível, do número de série,
  • uma classificação uniforme através de categoria e fabricante,
  • o estado atual do ciclo de vida através do estado,
  • o período de compra e de garantia para planeamento e substituição,
  • um campo de notas para exceções, não como substituto de dados estruturados.

As atribuições a colaboradores são documentadas depois na gestão de ativos. Assim fica separado o que um objeto é de quem o está a usar. Essa separação evita que uma atribuição antiga fique presa para sempre numa coluna de texto livre importada.

Como preparar dados de inventário existentes

1. Uma linha por ativo físico

Cada equipamento recebe a sua própria linha. Três portáteis iguais são três registos, não uma linha com a quantidade «3». Só assim é possível acompanhar número de série, estado, garantia e atribuição posterior equipamento a equipamento.

Os consumíveis são outro tipo de existências. Toner, reservas de cabos ou pilhas gerem-se por quantidade e não pertencem a este modelo de hardware como supostos equipamentos individuais.

2. Uniformizar os termos

Escolha uma grafia antes de importar. «Laptop», «portátil» e «portáteis» podem significar o mesmo mas criam variantes desnecessárias como categorias. O mesmo vale para fabricantes e modelos.

Uma pequena lista de referência ajuda:

  • categorias no plural ou no singular, mas de forma uniforme,
  • o nome oficial do fabricante em vez de abreviaturas variáveis,
  • família de modelo e geração segundo um padrão comum,
  • valores de estado retirados da área de trabalho AssetNode existente.

Se a sua folha de origem contiver várias grafias, uniformize-as antes de carregar. É mais fácil de controlar do que uma limpeza posterior num inventário em uso.

3. Tratar os números de série como texto

As folhas de cálculo alteram valores que parecem números ou datas. Os números de série podem ter zeros à esquerda ou ser convertidos em notação científica. Formate por isso a coluna como texto e evite fórmulas.

Verifique também se há marcadores como «N/A», «desconhecido» ou «123456». Se não existir número de série, um campo vazio é mais honesto do que um valor que mais tarde seja tomado por engano como identificador único.

4. Escrever as datas sem ambiguidade

Para datas de compra e de garantia recomenda-se o formato AAAA-MM-DD, por exemplo 2026-08-11. É inequívoco e percebe-se independentemente da configuração de idioma da folha de cálculo.

Não escreva valores aproximados como «verão de 2024» num campo de data. Se a data exata for desconhecida, deixe o campo vazio por agora e registe a incerteza nas notas, se for relevante.

5. Registar os preços como números

Escreva o preço de compra como número, não como frase. Acrescentos como «líquido», «aprox.» ou uma abreviatura de moeda não pertencem ao valor. Registe internamente que moeda e que base de preço valem para todo o ficheiro. Com moedas misturadas, a conversão deve ficar resolvida antes da importação, porque o modelo não tem uma coluna de moeda separada.

6. Limitar o texto livre a exceções reais

O campo Notes é útil para particularidades mas torna-se depressa num segundo inventário sem estrutura. Escreva aí indicações curtas que não caibam em nenhuma outra coluna. Nomes de pessoas, estado ou fabricante não devem ser repetidos ali por cima.

Encontrar duplicados antes da importação

Em equipamentos com número de série é possível uma verificação simples de duplicados. Realce no Excel os valores repetidos da coluna Serial Number e esclareça cada ocorrência:

  • o mesmo equipamento está listado duas vezes por engano?
  • trata-se de um número de série genérico do fabricante?
  • um equipamento de substituição foi mantido sob o registo antigo?
  • faltam caracteres por causa de uma formatação automática?

A falta de número de série não é automaticamente um erro. Para objetos sem identificador do fabricante a equipa precisa antes de uma marcação interna coerente, que depois da importação pode ser mantida no sistema como etiqueta de ativo.

Importar o inventário de TI no AssetNode

A importação decorre em passos que pode controlar à medida que avança:

  1. Abra no AssetNode a área Importação.
  2. Escolha Hardware / Ativos como tipo de dados.
  3. Carregue o ficheiro .xlsx preenchido.
  4. No mapeamento de campos, verifique se cada coluna corresponde ao campo de destino certo.
  5. Tenha especial atenção a que Model esteja mapeado — sem esse campo obrigatório a importação fica bloqueada.
  6. Verifique a pré-visualização com várias linhas típicas e atípicas.
  7. Inicie a importação e leia o resultado, incluindo eventuais avisos por linha.

Os cabeçalhos do modelo são mapeados automaticamente porque correspondem aos nomes dos campos de destino. Ainda assim, o mapeamento automático é apenas uma proposta: uma verificação manual antes da escrita protege de erros quando cabeçalhos foram alterados ou colunas acrescentadas.

A importação processa a primeira folha do ficheiro. Deixe por isso a tabela de hardware em primeiro lugar e passe as explicações ou folhas auxiliares para trás. As linhas vazias dentro do intervalo de dados devem ser removidas antes do carregamento.

Testar primeiro, migrar tudo depois

Antes de limpar, guarde uma cópia intacta do ficheiro de origem. Construa depois um ficheiro de teste com algumas linhas representativas:

  • um equipamento padrão totalmente preenchido,
  • um equipamento sem número de série,
  • um equipamento mais antigo sem preço de compra,
  • um modelo com caracteres especiais,
  • um registo com uma categoria típica e um estado existente.

Importe essa seleção e verifique o resultado na lista de ativos. Só depois vem todo o inventário. Assim deteta problemas de definição ou de formato antes que afetem muitos registos.

Depois da importação vale a pena uma amostragem. Compare alguns números de série, preços e datas com o ficheiro de origem. Verifique também o total de linhas bem-sucedidas e falhadas. Um carregamento concluído não prova por si só que cada linha foi classificada corretamente.

Da folha de cálculo a um processo corrente

O modelo cria um começo limpo. Mas o inventário só se mantém fiável se cada alteração posterior tiver um caminho definido. Defina, no mínimo:

  • quem cria os novos ativos após a receção da mercadoria?
  • quando é documentada uma entrega a um colaborador?
  • quem atualiza estado e condição após uma devolução?
  • como chegam automaticamente ao inventário os equipamentos geridos por MDM?
  • quando são analisados os fins de garantia ou as decisões de substituição?
  • como são documentados os equipamentos abatidos sem perder o seu histórico?

O AssetNode reúne hardware, atribuições e dados de ciclo de vida numa só área de trabalho. A cloud gerida é gratuita até 100 ativos. Para uso interno, a versão fair-code e source-available pode ser alojada por conta própria, sem limite do número de ativos.

Descarregar o modelo ou criar uma área de trabalho gratuita.