Privacybeleid

1. Inleiding

AssetNode wordt geëxploiteerd door Elixio UG (haftungsbeschränkt) («wij»), een in Bonn, Duitsland ingeschreven onderneming. Wij zetten ons in voor de bescherming van de privacy en de beveiliging van je persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe wij je gegevens verzamelen, gebruiken, verstrekken en beschermen wanneer je ons platform voor IT-assetbeheer gebruikt.

Dit beleid geldt voor alle gebruikers van AssetNode, waaronder beheerders, leidinggevenden en medewerkers van organisaties die ons platform gebruiken.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

3. Gegevens die wij verzamelen

3.1 Accountgegevens

Bij het aanmaken van een account verzamelen wij je naam, e-mailadres, de naam van je organisatie en je rol daarbinnen.

3.2 Assetgegevens

Ons platform verwerkt informatie over hardware-assets, waaronder serienummers, apparaatmodellen, fabrikanten, aankoopdata, garantiegegevens en de toewijzingshistorie.

3.3 Medewerkersgegevens

Organisaties kunnen gegevens van medewerkers opslaan, zoals namen, e-mailadressen, afdelingen, functietitels en apparaattoewijzingen.

3.4 Gebruiksgegevens

Wij verzamelen automatisch informatie over hoe je ons platform gebruikt, waaronder IP-adressen, browsertype, bezochte pagina’s en gebruikte functies.

3.5 Integratiegegevens

Wanneer je diensten van derden koppelt (bijv. Kandji, Intune, Jamf), verwerken wij de van die integraties ontvangen gegevens zoals door je organisatie geconfigureerd.

4. Rechtsgrondslag voor de verwerking (AVG art. 6)

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b): Verwerkingen die nodig zijn om onze diensten te leveren zoals overeengekomen in onze gebruiksvoorwaarden.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): Analyse, beveiligingsmonitoring en verbetering van de dienst.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c): Naleving van fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a): Marketingcommunicatie en optionele cookies, voor zover van toepassing.

5. Cookies en trackingtechnologieën (§ 25 TDDDG)

Het opslaan van informatie op je apparaat en de toegang tot opgeslagen informatie vallen onder § 25 van de Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutzgesetz (TDDDG).

5.1 Technisch noodzakelijke cookies

AssetNode gebruikt uitsluitend cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van het platform, zoals sessie- en authenticatiecookies. Deze zijn op grond van § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG vrijgesteld van het toestemmingsvereiste, omdat ze nodig zijn om de door jou uitdrukkelijk gevraagde dienst te leveren.

5.2 Geen tracking- of analysecookies

Wij gebruiken momenteel geen tracking-, analyse- of marketingcookies. Mocht dit veranderen, dan werken wij dit beleid bij en vragen wij je toestemming conform § 25 lid 1 TDDDG en art. 6 lid 1 sub a AVG voordat wij niet-essentiële cookies plaatsen.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Accountgegevens bewaren wij voor de duur van je abonnement. Auditlogs bewaren wij zolang dat voor naleving nodig is. Je kunt op elk moment verwijdering van je gegevens vragen — zie paragraaf 7.

7. Je rechten (AVG art. 15–22)

Als betrokkene in de EU/EER heb je het recht om:

• Inzage in je persoonsgegevens te krijgen (art. 15)
• Rectificatie van onjuiste gegevens te vragen (art. 16)
• Wissing van je gegevens te vragen («recht op vergetelheid») (art. 17)
• Beperking van de verwerking te vragen (art. 18)
• Gegevensoverdraagbaarheid — je gegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen (art. 20)
• Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (art. 21)

Om je rechten uit te oefenen vind je de contactgegevens in ons colofon. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Gegevensbeveiliging

Wij treffen beveiligingsmaatregelen zoals TLS-versleuteling tijdens transport, op rollen gebaseerde toegangscontrole en periodieke beveiligingsbeoordelingen.

9. Subverwerkers

Wij maken gebruik van de volgende subverwerkers:

• Hetzner Cloud (Duitsland) — applicatie-infrastructuur en databasehosting
• Cloudflare (hoofdkantoor in de VS, gegevensverwerking in de EU) — CDN, DNS en DDoS-bescherming
• Brevo (EU) — transactionele e-mail

10. Internationale doorgifte

Alle primaire gegevensverwerking vindt plaats binnen de Europese Unie. Waar doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, baseren wij ons op de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (SCC’s).

11. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Wezenlijke wijzigingen melden wij per e-mail of via een melding in de app ten minste 30 dagen voordat ze van kracht worden.

12. Toezichthoudende autoriteit

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen of bij je plaatselijke toezichthoudende autoriteit.

De oorspronkelijke Engelse versie van dit privacybeleid is doorslaggevend.