Un buen inventario de TI no empieza con el mayor número posible de columnas. Empieza con unos pocos campos que el equipo mantiene con constancia: qué es el objeto, cómo se identifica sin ambigüedad, en qué estado está y quién es actualmente responsable de él.

Esta plantilla ayuda a empezar de forma estructurada y está construida directamente para la importación de hardware en AssetNode:

Descargar la plantilla de inventario de TI en Excel

El archivo usa exactamente los encabezados de columna en inglés que espera el importador. Así AssetNode reconoce los campos automáticamente al subirlo y propone la correspondencia adecuada. Antes de la importación propiamente dicha puedes —y deberías— revisar esa correspondencia en la vista previa.

¿Qué columnas contiene la plantilla?

Columna Obligatorio Contenido Ejemplo
Serial Number no Número de serie del fabricante PF3ABC12
Model sí Denominación del modelo del activo ThinkPad T14 Gen 5
Category (name) necesario para hardware Categoría de activo homogénea Portátiles
Manufacturer (name) necesario para hardware Nombre del fabricante Lenovo
Status (name) no Nombre de un estado existente; vacío usa el estado predeterminado disponible Disponible
Purchase Price no Precio de compra como número, sin texto explicativo 1299.00
Purchase Date no Fecha de compra 2026-05-14
Warranty Expiry no Fin de la garantía 2029-05-14
Notes no Observación breve y objetiva Base de conexión registrada aparte

Model tiene que estar asignado en una importación de hardware. Una fila sin modelo no se puede importar. Indica también la categoría y el fabricante para que pueda formarse un registro de hardware válido. Para un inventario realmente utilizable deberías registrar además el número de serie siempre que el objeto tenga uno. Suele ser la mejor referencia para distinguir dos dispositivos del mismo modelo.

Por qué la plantilla es deliberadamente pequeña

Muchos proyectos de inventario no fracasan por falta de campos, sino por falta de definiciones claras. Una hoja con 40 columnas parece completa pero se vuelve contradictoria enseguida: en una fila está la sede, en la siguiente el departamento y en una tercera el nombre de la persona, todo en el mismo campo.

Las nueve columnas de importación forman por eso un punto de partida sólido:

  • la identidad del activo mediante el modelo y, si es posible, el número de serie,
  • una clasificación homogénea mediante categoría y fabricante,
  • el estado actual del ciclo de vida mediante el estado,
  • el periodo de compra y garantía para planificar y reponer,
  • un campo de notas para excepciones, no como sustituto de los datos estructurados.

Las asignaciones a empleados se documentan después en la gestión de activos. Así queda separado lo que un objeto es de quién lo está usando ahora. Esa separación evita que una asignación antigua se quede indefinidamente atrapada en una columna de texto libre importada.

Cómo preparar datos de inventario existentes

1. Una fila por activo físico

Cada dispositivo recibe su propia fila. Tres portátiles idénticos son tres registros, no una fila con la cantidad «3». Solo así pueden seguirse el número de serie, el estado, la garantía y la asignación posterior dispositivo por dispositivo.

Los consumibles son otro tipo de existencias. El tóner, las reservas de cables o las pilas se gestionan por cantidad y no encajan en esta plantilla de hardware como supuestos dispositivos individuales.

2. Unificar los términos

Decide una grafía antes de importar. «Laptop», «portátil» y «portátiles» pueden significar lo mismo pero crean variantes innecesarias como categorías. Lo mismo vale para fabricantes y modelos.

Una pequeña lista de referencia ayuda:

  • categorías en plural o en singular, pero de forma homogénea,
  • el nombre oficial del fabricante en lugar de abreviaturas cambiantes,
  • familia de modelo y generación según un patrón común,
  • valores de estado tomados del espacio de trabajo de AssetNode existente.

Si tu hoja de partida contiene varias grafías, unifícalas antes de subirla. Es más fácil de controlar que una limpieza posterior sobre un inventario en uso.

3. Tratar los números de serie como texto

Las hojas de cálculo alteran los valores que parecen números o fechas. Los números de serie pueden llevar ceros a la izquierda o convertirse en notación científica. Formatea por eso la columna como texto y evita las fórmulas.

Comprueba también si hay marcadores como «N/A», «desconocido» o «123456». Cuando no existe número de serie, un campo vacío es más honesto que un valor que más tarde se tome por error como identificador único.

4. Escribir las fechas sin ambigüedad

Para las fechas de compra y garantía se recomienda el formato AAAA-MM-DD, por ejemplo 2026-08-11. Es inequívoco y se entiende con independencia del idioma configurado en la hoja de cálculo.

No escribas valores aproximados como «verano de 2024» en un campo de fecha. Si la fecha exacta se desconoce, deja el campo vacío de momento y documenta la incertidumbre en las notas si procede.

5. Registrar los precios como números

Escribe el precio de compra como número, no como frase. Añadidos como «neto», «aprox.» o una abreviatura de moneda no van en el valor. Deja constancia internamente de qué moneda y qué base de precio valen para todo el archivo. Con monedas mezcladas, la conversión debería estar resuelta antes de importar, porque la plantilla no tiene columna de moneda aparte.

6. Limitar el texto libre a excepciones reales

El campo Notes es útil para particularidades pero se convierte enseguida en un segundo inventario sin estructura. Escribe ahí indicaciones breves que no encajen en ninguna otra columna. Los nombres de personas, el estado o el fabricante no deberían repetirse además en las notas.

Encontrar duplicados antes de importar

En dispositivos con número de serie es posible una comprobación sencilla de duplicados. Resalta en Excel los valores repetidos de la columna Serial Number y resuelve cada coincidencia:

  • ¿Está el mismo dispositivo listado dos veces por error?
  • ¿Se trata de un número de serie genérico del fabricante?
  • ¿Se continuó un dispositivo de sustitución bajo el registro antiguo?
  • ¿Faltan caracteres por un formateo automático?

Que falte el número de serie no es automáticamente un error. Para objetos sin identificador del fabricante el equipo necesita en su lugar un marcado interno coherente, que puede llevarse en el sistema como etiqueta de activo tras la importación.

Importar el inventario de TI en AssetNode

La importación transcurre en pasos que puedes controlar sobre la marcha:

  1. Abre el área Importación en AssetNode.
  2. Elige Hardware / Activos como tipo de datos.
  3. Sube el archivo .xlsx cumplimentado.
  4. En la asignación de campos, comprueba que cada columna corresponde al campo de destino correcto.
  5. Fíjate especialmente en que Model esté asignado: sin ese campo obligatorio la importación queda bloqueada.
  6. Revisa la vista previa con varias filas típicas y atípicas.
  7. Inicia la importación y lee el resultado, incluidas las posibles advertencias por fila.

Los encabezados de la plantilla se asignan automáticamente porque coinciden con los nombres de los campos de destino. Aun así, la asignación automática es solo una propuesta: una comprobación manual antes de escribir protege de errores cuando se han cambiado encabezados o añadido columnas.

La importación procesa la primera hoja del archivo. Deja por eso la tabla de hardware en primer lugar y mueve las explicaciones u hojas auxiliares detrás. Las filas vacías dentro del rango de datos deberían eliminarse antes de subirlo.

Probar primero, migrar todo el inventario después

Antes de limpiar, guarda una copia intacta de tu archivo de origen. Crea después un archivo de prueba con unas pocas filas representativas:

  • un dispositivo estándar totalmente cumplimentado,
  • un dispositivo sin número de serie,
  • un dispositivo antiguo sin precio de compra,
  • un modelo con caracteres especiales,
  • un registro con una categoría típica y un estado existente.

Importa esa selección y revisa el resultado en la lista de activos. Solo después va todo el inventario. Así detectas problemas de definición o de formato antes de que afecten a muchos registros.

Después de importar conviene un muestreo. Compara algunos números de serie, precios y fechas con el archivo de origen. Revisa también el total de filas correctas y fallidas. Una subida terminada no prueba por sí sola que cada fila se haya clasificado bien.

De la hoja de cálculo a un proceso continuo

La plantilla crea un comienzo limpio. Pero el inventario solo sigue siendo fiable si cada cambio posterior tiene un camino fijo. Define como mínimo:

  • ¿Quién da de alta los activos nuevos tras la recepción de mercancía?
  • ¿Cuándo se documenta una entrega a un empleado?
  • ¿Quién actualiza estado y condición tras una devolución?
  • ¿Cómo llegan al inventario automáticamente los dispositivos gestionados por MDM?
  • ¿Cuándo se revisan los vencimientos de garantía o las decisiones de reposición?
  • ¿Cómo se documentan los dispositivos retirados sin perder su historial?

AssetNode reúne hardware, asignaciones y datos de ciclo de vida en un único espacio de trabajo. La nube gestionada es gratuita hasta 100 activos. Para uso interno, la versión fair-code y source-available puede autoalojarse sin límite en el número de activos.

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