Un bon inventaire informatique ne commence pas par le plus grand nombre de colonnes possible. Il commence par quelques champs que l'équipe tient à jour avec constance : quel est l'objet, comment l'identifier sans ambiguïté, dans quel état est-il et qui en est actuellement responsable ?

Ce modèle facilite un démarrage structuré et il est conçu directement pour l'import de matériel dans AssetNode :

Télécharger le modèle d'inventaire informatique au format Excel

Le fichier utilise exactement les intitulés de colonnes anglais attendus par l'importateur. AssetNode reconnaît ainsi les champs automatiquement au téléversement et propose la correspondance adéquate. Avant l'import proprement dit, vous pouvez — et devriez — vérifier cette correspondance dans l'aperçu.

Quelles colonnes contient le modèle ?

Colonne Obligatoire Contenu Exemple
Serial Number non Numéro de série du fabricant PF3ABC12
Model oui Désignation du modèle de l'actif ThinkPad T14 Gen 5
Category (name) requis pour le matériel Catégorie d'actif homogène Ordinateurs portables
Manufacturer (name) requis pour le matériel Nom du fabricant Lenovo
Status (name) non Nom d'un statut existant ; vide utilise le statut par défaut disponible Disponible
Purchase Price non Prix d'achat sous forme de nombre, sans texte explicatif 1299.00
Purchase Date non Date d'achat 2026-05-14
Warranty Expiry non Fin de la garantie 2029-05-14
Notes non Remarque courte et factuelle Station d'accueil saisie séparément

Model doit être mappé lors d'un import de matériel. Une ligne sans modèle ne peut pas être importée. Indiquez également la catégorie et le fabricant pour qu'un enregistrement matériel valide puisse en être formé. Pour un inventaire réellement exploitable, saisissez aussi le numéro de série dès que l'objet en possède un. C'est en général le meilleur repère pour distinguer deux appareils du même modèle.

Pourquoi le modèle est volontairement restreint

Beaucoup de projets d'inventaire échouent non par manque de champs mais par manque de définitions claires. Un tableau de 40 colonnes paraît complet mais devient vite contradictoire : une ligne porte le site, la suivante le service et une troisième le nom de la personne — dans le même champ.

Les neuf colonnes d'import forment donc un point de départ solide :

  • l'identité de l'actif par le modèle et, si possible, le numéro de série,
  • un classement homogène par catégorie et fabricant,
  • l'état actuel du cycle de vie par le statut,
  • la période d'achat et de garantie pour la planification et le remplacement,
  • un champ de notes pour les exceptions, non comme substitut aux données structurées.

Les attributions aux collaborateurs sont ensuite consignées dans la gestion des actifs. On sépare ainsi ce qu'un objet est de qui l'utilise en ce moment. Cette séparation évite qu'une ancienne attribution reste indéfiniment coincée dans une colonne de texte libre importée.

Comment préparer des données d'inventaire existantes

1. Une ligne par actif physique

Chaque appareil obtient sa propre ligne. Trois ordinateurs portables identiques font trois enregistrements, pas une ligne avec la quantité « 3 ». C'est la seule façon de suivre numéro de série, statut, garantie et attribution ultérieure appareil par appareil.

Les consommables sont un autre type de stock. Toner, réserves de câbles ou piles se gèrent en quantité et n'ont pas leur place dans ce modèle matériel sous forme de faux appareils individuels.

2. Homogénéiser les termes

Choisissez une orthographe avant l'import. « Laptop », « portable » et « portables » peuvent désigner la même chose mais créent des variantes inutiles en tant que catégories. Il en va de même pour les fabricants et les modèles.

Une petite liste de référence aide :

  • des catégories au pluriel ou au singulier, mais de façon homogène,
  • le nom officiel du fabricant plutôt que des abréviations changeantes,
  • famille de modèle et génération selon un schéma commun,
  • des valeurs de statut issues de l'espace de travail AssetNode existant.

Si votre tableau de départ contient plusieurs orthographes, unifiez-les avant le téléversement. C'est plus facile à contrôler qu'un nettoyage ultérieur dans un inventaire en service.

3. Traiter les numéros de série comme du texte

Les tableurs modifient les valeurs qui ressemblent à des nombres ou à des dates. Les numéros de série peuvent comporter des zéros initiaux ou être convertis en notation scientifique. Formatez donc la colonne en texte et évitez les formules.

Vérifiez aussi la présence de valeurs de remplissage comme « N/A », « inconnu » ou « 123456 ». Quand aucun numéro de série n'existe, un champ vide est plus honnête qu'une valeur qui serait plus tard prise à tort pour un identifiant unique.

4. Écrire les dates sans ambiguïté

Pour les dates d'achat et de garantie, le format AAAA-MM-JJ est recommandé, par exemple 2026-08-11. Il est sans ambiguïté et se comprend quel que soit le paramétrage linguistique du tableur.

N'inscrivez pas de valeurs approximatives comme « été 2024 » dans un champ de date. Si la date exacte est inconnue, laissez le champ vide pour l'instant et consignez l'incertitude dans les notes si nécessaire.

5. Saisir les prix sous forme de nombres

Écrivez le prix d'achat comme un nombre, pas comme une phrase. Les ajouts du type « HT », « env. » ou une abréviation monétaire n'ont pas leur place dans la valeur. Notez en interne quelle devise et quelle base de prix valent pour tout le fichier. En cas de devises mélangées, la conversion doit être réglée avant l'import, car le modèle ne comporte pas de colonne de devise distincte.

6. Limiter le texte libre aux vraies exceptions

Le champ Notes est utile pour les particularités mais devient vite un second inventaire non structuré. Écrivez-y de courtes indications qui n'entrent dans aucune autre colonne. Les noms de personnes, le statut ou le fabricant n'ont pas à y être répétés en plus.

Repérer les doublons avant l'import

Pour les appareils dotés d'un numéro de série, une vérification simple des doublons est possible. Mettez en évidence les valeurs en double de la colonne Serial Number dans Excel et tranchez chaque cas :

  • Le même appareil est-il listé deux fois par erreur ?
  • S'agit-il d'un numéro de série générique du fabricant ?
  • Un appareil de remplacement a-t-il été poursuivi sous l'ancien enregistrement ?
  • Manque-t-il des caractères à cause d'un formatage automatique ?

Un numéro de série absent n'est pas automatiquement une erreur. Pour les objets sans identifiant fabricant, l'équipe a besoin à la place d'un marquage interne cohérent. Celui-ci peut être porté dans le système comme étiquette d'actif après l'import.

Importer l'inventaire informatique dans AssetNode

L'import se déroule par étapes que vous pouvez contrôler au fur et à mesure :

  1. Ouvrez la zone Import dans AssetNode.
  2. Choisissez Matériel / Actifs comme type de données.
  3. Téléversez le fichier .xlsx complété.
  4. Dans la correspondance des champs, vérifiez que chaque colonne correspond au bon champ cible.
  5. Veillez en particulier à ce que Model soit mappé — sans ce champ obligatoire, l'import reste bloqué.
  6. Contrôlez l'aperçu sur plusieurs lignes typiques et inhabituelles.
  7. Lancez l'import et lisez le résultat, y compris les éventuelles remarques ligne par ligne.

Les intitulés du modèle sont mappés automatiquement parce qu'ils correspondent aux noms des champs cibles. La correspondance automatique reste néanmoins une proposition : un contrôle manuel avant l'écriture protège des erreurs lorsque des intitulés ont été modifiés ou des colonnes ajoutées.

L'import traite la première feuille du fichier. Laissez donc le tableau du matériel en première position et déplacez les explications ou feuilles auxiliaires derrière. Les lignes vides à l'intérieur de la plage de données doivent être supprimées avant le téléversement.

Tester d'abord, reprendre l'ensemble ensuite

Avant le nettoyage, enregistrez une copie inchangée de votre fichier source. Constituez ensuite un fichier de test avec quelques lignes représentatives :

  • un appareil standard entièrement renseigné,
  • un appareil sans numéro de série,
  • un appareil plus ancien sans prix d'achat,
  • un modèle comportant des caractères spéciaux,
  • un enregistrement avec une catégorie typique et un statut existant.

Importez cette sélection et vérifiez le résultat dans la liste des actifs. L'ensemble du parc vient seulement après. Vous détectez ainsi les problèmes de définition ou de format avant qu'ils ne touchent de nombreux enregistrements.

Un contrôle par sondage après l'import est utile. Comparez quelques numéros de série, prix et dates au fichier source. Vérifiez aussi le total des lignes réussies et échouées. Un téléversement terminé ne prouve pas encore à lui seul que chaque ligne a été correctement classée.

Du tableau au processus courant

Le modèle crée un départ propre. Mais l'inventaire ne reste fiable que si chaque modification ultérieure suit un chemin défini. Définissez au minimum :

  • Qui crée les nouveaux actifs à la réception des marchandises ?
  • Quand une remise à un collaborateur est-elle consignée ?
  • Qui met à jour l'état et le statut après une restitution ?
  • Comment les appareils gérés par MDM entrent-ils automatiquement dans le parc ?
  • Quand les fins de garantie ou les décisions de remplacement sont-elles examinées ?
  • Comment les appareils réformés sont-ils consignés sans perdre leur historique ?

AssetNode réunit matériel, attributions et données de cycle de vie dans un seul espace de travail. Le cloud géré est gratuit jusqu'à 100 actifs. Pour un usage interne, la version fair-code et source-available peut être auto-hébergée sans limite du nombre d'actifs.

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